精心拟定出典礼的宾客名单。邀请的宾客一般应包括政府有关部门负责人、社区负责人、知名人士、同行业代表、新闻记者、员工代表及公众代表等。对邀请出席典礼的宾客要提前将请柬送到他们手中。
确定典礼的规模和时间；
确定致贺词人名单，并为本单位负责人拟写答谢词；
确定剪彩人员，并准备用具。参加剪彩的除本单位负责人外，还应邀请来宾中地位较高、有一定声望的人共同剪彩；
安排各项接事宜。应事先确定签到、接待、剪彩、摄影、录像等有关服务人员，这些人员要在典礼前到达指定岗位。
西安庆典会议公司认为，所谓的开业庆典策划，一般是指在企业创立、营业，项目完成、成功建成项目，或者是指某一建筑物正式启用，或是某项工程正式开始之前，企业为了表示对该项目的庆祝或纪念，而按照一定的程序所隆重举行的专门的庆典活动策划。
另一方面就是要作好举行过程中到场客人的接待服务工作，在举行开业庆典活动时，都要以主人翁的身份热情款待，对待客人的要求有求必应,除了主动接待之外,更重要的是现场人员的分工职责，要求每个职员都要做到自己的职责本分，还有就是在庆典活动接待贵宾时,需由本企业的主要领导人亲自出面。在接待其他来宾时，则可由本企业的礼仪小姐负责。有必要的话就要为嘉宾准备好专用的停车场、休息室,并应为其安排饮食和住宿。