7.1范围：适用于生产部各个办公区域。

7.2整理：

A.整理文件：每月对纸质文件、记录表单和电子文档作盘点，把其分为有效的和过期无效的，不要的全部销毁，有效的统一记录归档保管。

B.对区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”； 分类如下：

Ø设备：电脑、打印机、文具、书籍等；

Ø空间：柜架、桌椅、储物箱（柜）等；

Ø物品：个人用品、装饰品；

Ø依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要” ；

必要品的使用频率和常用程度基准表

常用程度

使用频率

处理方法

低

过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用

丢弃中

在过去的6个月只使用过一次的物品

集中归档存放

一个月使用一次的物品

高

一周使用一次的物品

保存在办公桌或随身携带

每天都使用的物品

每小时都要使用的物品

Ø“不要”物品经部门主管判定后，集中报废或拍卖。

7.3整顿

A.办公区整顿：

Ø办公桌：桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品；

Ø常用办公用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内；

Ø电脑线、网线、电话线有序放置；

Ø人离开半小时以上应将桌面收拾干净。

Ø抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。下层抽屉可以放A4的文件、资料；把这个空间充分利用起来，可以放下面这些东西：

----个人的东西；个人的参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）

----文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等）

----空白稿纸、不常使用的文具等

Ø垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下；

Ø桌洞下不得堆积杂物。

Ø外衣手袋：请置挂于衣帽柜或储物箱（柜）内，严禁随意放在办公桌椅上。

Ø饮水机：放指定地点，不得随意移动；

B.文件、资料管理整顿：

Ø文档管理依据《质量管理手册》中相关要求执行；

Ø将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和不常用三种，经常不用的文件要尽快处置；

Ø硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要、长期保存的，应形成纸质或用移动硬盘等双套介质材料归档保存；

Ø储存公用信息的光盘采取保护措施，使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在