数码快印系统主要是由印前系统和数字印刷机组成。有些系统还配上装订和裁切设备。其工作原理是：操作者将原稿（图文数字信息），或数字媒体的数字信息，或从网络系统上接收的网络数字文件输出到计算机，在计算机上进行创意，修改、编排成为客户满意的数字化信号，经RIP处理，成为相应的单色像素数字信号传至激光控制器，发射出相应的激光束，对印刷滚筒进行扫描。由感光材料制成的印刷滚筒（无印版）经感光后形成可以吸附油墨或墨粉的图文然后转印到纸张等承印物上。
传统印刷比数字印刷工艺流程复杂。传统印刷工艺流程：原稿经电脑制作、输出分色软片、打样、拼版、晒PS版、上版、四色印刷。前后工序多，如果在这些过程中出现网点丢失或套色不准等问题，就会造成部分或全部返工。而数字印刷工艺流程只需原稿电脑制作和印刷两个工序。操作简便，从设计到印刷一体化，不需要软片和印版，无水墨平衡问题，一人便可完成整个印刷过程。
“数码快印”，又称“短版印刷”或“数字印刷”，它与传统印刷不同之处在于数码快印可以一张起印、边印边改，还可使图文以各种介质进行传播，大大提高了数码成像的商业运用范围。数码快印具有质量高、速度快、批量小、变化快的特点。
“按需印刷”实际上属于短版印刷的范畴，但它比“短版印刷”更复杂、功能更强大，能限度地、快速地满足终用户的要求。随着数码印刷机的出现，出现了数码短版印刷，它可使传统的印前、印刷甚至印后加工融为一个整体，统一由计算机系统来完成。在整个数字化的工作流程中没有任何中间介质存在，在所有印刷品交付用户之前都以数字方式在整个系统中存在、传输、加工和处理。由于数码印刷取消了传统印刷的印版，具有按需印刷和可变数据的能力，并已成为数码印刷的发展方向。“按需印刷”是比短版印刷更灵活、更快捷、更经济、更的印刷。